Optionen für Lead-Verteilung in SuiteCRM
In mehreren Projekten habe ich verschiedene Möglichkeiten zur Verteilung von Leads in SuiteCRM eingesetzt. Es gibt Optionen wie die automatische Zuweisung und die Round-Robin-Verteilung. Ich werde die Vor- und Nachteile jeder Methode erklären und Tipps geben, wie Sie die beste Methode für Ihr Unternehmen auswählen können.
Allgemeine Überlegungen zur Lead-Verteilung
Wenn Ihr Vertriebsteam wächst, nimmt auch der Zustrom an Leads zu. Aber hier ist der Haken: Werden diese Leads gleichmäßig auf Ihre Teammitglieder verteilt? Eine ungleiche Verteilung der Leads kann Ihren Vertriebsprozess erheblich stören, so dass sich einige Teammitglieder übergangen fühlen und letztlich die Qualität Ihrer Vertriebsbemühungen beeinträchtigt wird. Aber keine Sorge! SuiteCRM bietet Strategien, die sicherstellen, dass jeder seinen gerechten Anteil an Verkaufschancen, Leads und generell an Datensätzen in jedem Modul erhält.
Eine herausragende Strategie? Ihr Team in den Vertriebsprozess einzubeziehen. Wer kennt schließlich deren Arbeitsbelastung und Stärken besser als sie selbst? Indem Sie ihren Beitrag berücksichtigen, können Sie nicht nur eine gerechtere Verteilung gewährleisten, sondern auch die Arbeitsmoral des Teams erheblich steigern.
Wenn Sie also bereit sind, Ihre Lead-Zuweisung in SuiteCRM zu verbessern, sind Sie hier genau richtig! Begleiten Sie mich, wenn wir uns mit den verschiedenen Optionen der Lead-Verteilung befassen, ihre Vor- und Nachteile abwägen und Ihnen Expertenwissen zur Verfügung stellen, das Sie bei der Wahl des optimalen Ansatzes für Ihr Unternehmen unterstützt.
Los geht’s!
Workflow erstellen
Erstellen eines effizienten Workflows für die Lead-Verteilung
Um mit der Erstellung eines Workflows zu beginnen, gehen Sie in den Admin von SuiteCRM und suchen Sie den Workflow-Manager. Wenn Sie sich nicht sicher sind, wo Sie anfangen sollen, finden Sie hier eine Anleitung zur Erstellung grundlegender Workflows, um sich mit den Funktionen von SuiteCRM vertraut zu machen.
Nehmen wir ein Beispiel an: Sie wollen eingehende Leads von der Website gerecht verteilen.
Sobald Sie sich im Workflow-Manager befinden, ist es an der Zeit, einen Workflow zur Leadverteilung zu erstellen.
Stellen Sie sicher, dass sie nur beim Speichern neuer Datensätze ausgelöst wird, um erneute Ausführungen zu vermeiden. Dadurch wird sichergestellt, dass nur neu eingehende Leads verteilt und einem Vertriebsmitarbeiter zugewiesen werden.
- Name: verteile Website Interessenten
- Workflow Modul: Interessenten
- Status: Aktiv
- Ausführen: Nur beim Speichern
- Durchführen am: Neue Datenzätze
Bedingung für Lead Source hinzufügen
Lassen Sie uns nun über die Einrichtung von Bedingungen für die Quelle des Interessenten sprechen. Achten Sie bei der Einrichtung Ihres Workflows darauf, dass Sie eine Bedingung auf der Grundlage der Lead-Quelle einfügen, z. B. Website-Leads, um alle Leads herauszufiltern, die nicht relevant sind.
In dieser Demo konzentrieren wir uns vorerst ausschließlich auf Website-Leads und schließen andere Quellen aus. Aber denken Sie daran, dass Sie jederzeit mehrere Workflows erstellen können, die auf unterschiedliche Quellen für die Lead-Verteilung abzielen. Dies gibt Ihnen die Flexibilität, Leads auf der Grundlage verschiedener Aktionen oder logischer Kriterien zu verteilen.
Aktionen für die Zuweisung einrichten
Nun wollen wir uns die Änderung des Leitfadens und die Anpassung des zugewiesenen Feldes ansehen.
Ein Lead geht ein und wird in der Datenbank gespeichert. Das erste, was unser Workflow macht, ist die Aktualisierung der zugewiesenen Person für diesen Lead. Normalerweise ist diese Person ein CRM-Benutzer.
Zuweisungsoptionen
Übersicht der Zuweisungsoptionen
Schauen Sie im Workflow in das Feld Zugewiesen an, um einen Wert bzw. einen Benutzer zuzuweisen. Dies bedeutet, dass Sie je nach Kontext relevante Informationen eingeben müssen. Obwohl das Feld Zugewiesen an in der Regel einem CRM-Benutzer entspricht, kann es bei Bedarf angepasst oder an andere Entitäten weitergeleitet werden (etwa Kontakte). Bestimmte Optionen, wie z. B. das Kopieren von einem Feld in ein anderes, sind jedoch bei der Erstellung eines neuen Datensatzes möglicherweise nicht anwendbar, da es noch keinen Wert „Geändert von“ gibt.
Was die Verteilung von Leads betrifft, so funktionieren einige Optionen nicht optimal. Es gibt zwar zahlreiche Funktionen, aber es ist wichtig, ihre Eignung und ihre Grenzen für den Lead-Verteilungsprozess zu kennen.
Zugewiesen an: Zufällig
Beginnen wir mit der Option Zufällig. Es ist genau so, wie es klingt – Zufällig.
Es gibt mehrere Möglichkeiten, die Verteilung zu verfeinern, z. B. die Verteilung an das gesamte Team oder die Einschränkung nach Rolle. Wenn es z. B. eine spezielle Vertriebsrolle gibt, werden die Leads nur innerhalb dieser Rolle verteilt, um eine angemessene Übereinstimmung zu gewährleisten. Werfen Sie einen Blick auf mein Video „SuiteCRM Rollen und Benutzer: Eine vollständige Anleitung zur Berechtigungsverwaltung“ an. Darin werden Benutzer und Rollen im Detail erklärt.
Eine weitere interessante Option ist die Gruppierung von Benutzern nach Sicherheitsgruppen. Sicherheitsgruppen sind nützlich für die Organisation von Teams, z. B. in verschiedenen Gebieten, und ermöglichen eine gezielte Lead-Verteilung auf der Grundlage geografischer Regionen. Sehen Sie sich auch das Video „SuiteCRM Security 101: Alles, was Sie über Sicherheitsgruppen wissen müssen“.
Zu Testzwecken verwenden wir vorerst Alle Benutzer und probieren es aus.
Lassen Sie uns diese Funktionalität nun testen. Erstellen Sie einen neuen Lead mit der Website als Quelle des Interessenten. Nach dem Speichern können Sie sehen, dass der Lead einem bestimmten Teammitglied zugewiesen wurde. Dies zeigt, wie Leads auf der Grundlage vordefinierter Kriterien verteilt werden, was einen effizienten Prozess gewährleistet.
Um die Effektivität der Verteilungsmethode zu bestätigen, lassen Sie uns einen weiteren Lead erstellen. Legen Sie als Quelle für den Interessenten die Website fest und speichern Sie ihn. Bei der Überprüfung werden Sie feststellen, dass der Lead einem anderen Teammitglied zugewiesen wurde, was die Zufälligkeit des Verteilungsprozesses unterstreicht.
Es ist jedoch zu beachten, dass die Option Zufallsverteilung gelegentlich zu einer ungleichmäßigen Zuteilung führen kann. Um dies zu vermeiden, schauen wir uns alternative Optionen wie Round Robin und Least Busy an. Diese Methoden bieten unterschiedliche Ansätze für die Lead-Verteilung und zielen auf eine gerechtere Verteilung innerhalb des Teams ab.
Zugewiesen an: Am wenigsten beschäftigt
Als nächstes wollen wir uns die Option Am wenigsten beschäftigt ansehen. Diese Funktion sorgt dafür, dass niemand mit Arbeit überhäuft wird. Sie weist neue Leads automatisch dem Teammitglied zu, das am wenigsten ausgelastet ist.
Um dies zu demonstrieren, erstellen Sie einen neuen Interessenten mit Website als Quelle des Interessenten und stellen Sie sicher, dass er keiner bestimmten Person zugewiesen ist.
Sehen wir uns nun die Ergebnisse an! Die Verwendung von Berichten kann uns wertvolle Einblicke in die Lead-Verteilung geben. Wenn wir einen Bericht über Leads pro CRM-Benutzer erstellen, können wir die Arbeitsbelastung der einzelnen Teammitglieder beobachten.
Machen Sie sich keine Sorgen, wenn Ihnen die Berichte etwas entmutigend erscheinen. Ich habe ein hilfreiches Tutorial, SuiteCRM Berichte Einmaleins: Ein Anfängerleitfaden und Grundlagen, das Sie durch den Prozess der Erstellung grundlegender Berichte führt.
In unserem Beispiel stellen wir fest, dass Jim die wenigsten Leads hat, was bestätigt, dass das System die am wenigsten beschäftigte Person korrekt identifiziert hat. Das bedeutet, dass das System seine Aufgabe erfüllt und die Leads der am wenigsten beschäftigten Person zuweist. Selbst wenn wir einen weiteren Lead erstellen, wird er weiterhin Jim zugewiesen, da er das am wenigsten beschäftigte Teammitglied bleibt.
Da wir immer wieder Leads erstellen, sorgt der Verteilungsalgorithmus dafür, dass Jim Leads erhält, bis er einen bestimmten Schwellenwert erreicht. Danach werden die Leads an andere Teammitglieder entsprechend ihrer Auslastung verteilt. Dies zeigt, wie die Option „Least Busy“ die Lead-Zuweisung in SuiteCRM optimiert.
Wie Sie sehen können, bedeutet „geringste Auslastung“ für das CRM die Anzahl der einem Benutzer zugewiesenen Leads. Diese Zahl entspricht aber möglicherweise nicht der organisatorischen Arbeitsbelastung, die Sie in Ihrem Unternehmen tatsächlich vorfinden.
Zugewiesen an: Round Robin / Umlaufverfahren
Hier ist eine weitere Option, die Round Robin oder Umlaufverfahren genannt wird. Bei dieser Methode werden die Leads nach dem Rotationsprinzip auf alle CRM-Benutzer verteilt, so dass jeder seinen gerechten Anteil an Opportunities erhält, egal wie beschäftigt er ist. Diese Methode ist ideal, wenn Sie die Arbeitslast gleichmäßig auf Ihr Team verteilen möchten.
Testen wir diese Methode, indem wir einige weitere Leads erstellen und sehen, wie sie zugewiesen werden. Wenn wir neue Leads generieren, werden Sie feststellen, dass das System sie gleichmäßig auf die verschiedenen Teammitglieder verteilt.
Auf diese Weise wird sichergestellt, dass kein Teammitglied mit Leads überfordert ist, so dass die Arbeitsbelastung für alle Beteiligten ausgewogen ist.
Verteilung von Interessenten innerhalb bestimmter Regionen
Wenn es um die Verteilung von Interessenten innerhalb bestimmter Regionen geht, bietet SuiteCRM Anpassungsmöglichkeiten an die Struktur Ihres Vertriebsteams. So können Sie beispielsweise Interessenten aus den Vereinigten Staaten den für diese Region zuständigen Vertriebsmitarbeitern oder Sicherheitsgruppen zuweisen. Auf diese Weise wird sichergestellt, dass Interessenten anhand geografischer Kriterien an die richtigen Teams weitergeleitet werden.
In einem meiner Projekte mussten wir Interessenten auf der Grundlage von Regionen und Postleitzahlen zuordnen. SuiteCRM bot die Flexibilität, spezifische Regeln für die Zuweisung von Interessenten an Vertriebsmitarbeiter auf der Grundlage von Postleitzahlen oder Regionen festzulegen.
Stammte ein Interessent beispielsweise aus einer bestimmten Postleitzahl oder einem bestimmten Gebiet, wurde er automatisch an den für diese Region zuständigen Vertriebsmitarbeiter weitergeleitet. Auf diese Weise wurde der Prozess der Lead-Verteilung rationalisiert und sichergestellt, dass die Interessenten umgehend an die richtigen Vertriebsmitarbeiter weitergeleitet wurden.
Wenn Sie mehr über die Verwendung von berechneten Feldern zur Verbesserung der Lead-Verteilung erfahren möchten, sollten Sie sich mein Tutorial über berechnete Felder ansehen.
Zusammenfassung
Zusammenfassung: Übersicht der Lead-Verteilung
In diesem Artikel haben wir verschiedene Möglichkeiten zur Verteilung interessanter Leads in Ihrem SuiteCRM-System untersucht und dabei die Zufalls-, die Am wenigsten beschäftigt– und die Round Robin/Umlaufverfahren-Methode hervorgehoben. Während die Verwendung des Wertefelds nicht immer praktikabel ist, bieten die Zufalls-, die Least Busy- und die Round-Robin-Methode vernünftigere Optionen für die Verteilung interessanter Leads auf Ihre Teammitglieder. Obwohl die zufällige Verteilung manchmal zu ungleichen Zuweisungen führen kann, können sowohl die Round-Robin- als auch die Am wenigsten beschäftigt-Methode effektiv sein, wenn sich Ihr Team darauf einigt.
Abschließend möchte ich mich bei Ihnen bedanken, dass Sie mich auf dieser Entdeckungsreise begleitet haben. Halten Sie Ausschau nach weiteren aufschlussreichen Inhalten in meinen kommenden Artikeln. Und denken Sie daran: Wenn Sie Fragen oder Themen haben, können Sie sich jederzeit an mich wenden. Lassen Sie uns das Gespräch fortsetzen!